Информационная база состоит из внешней информационной базы (структура, которой объединяет в себе совокупность сообщений и документов, используемых при функционировании АИС, которая воспринимается человеком без использования вычислительной техники; основной носитель информации внешней информационной базы – документ) и внутренней информационной базы (далее все о внутренней информационной базе).
Целью организации и поддержки информационной базы есть информационно-справочное обслуживание управленческого персонала, т.е. удовлетворение информационных нужд. Такое обслуживание реализуется в форме обработки запросов к информационной базе. Структуру информационной базы определяют объем используемой информации, частота обращений к ней, периодичность регистрации данных, сложность запросов, характер коммуникаций между АРМами. От ее организации зависит эффективность функционирования АИС, поскольку методы организации файлов влияют на достоверность информации и на время решения задач. Состав и структура информационной базы зависят от информационных характеристик и состав решаемых задач, от возможностей применяемых СУБД и ПЭВМ.
Основным принципом организации информационной базы, есть гибкость ее построения. Суть принципа гибкости состоит в выполнении двух условий: организация информационной базы должна обеспечивать возможность постоянного ее наращивания и расширение без коренной перестройки структуры; программные средства организации информационной базы необходимы для поддержки нужного количества информационных файлов.
Единый информационный фонд АИС представляет собой совокупность взаимозависимых файлов, одна часть которых создается на основе информации первичных документов из внешней информационной базы, вторая часть формируется в процессе решения задач управления, третья передается по каналам связи из внешних АИС.
В состав информационной базы входят интегрированные, независимые массивы данных, а также массивы, которые передаются из внешних АИС. К интегрированным массивам принадлежат такие файлы:
— нормативно-справочные, информация которых продолжительное время без изменения используется во многих циклах обработки;
— оперативные, накапливается за определенный период, после чего обобщается или записывается в архив;
— исходные, которые формируются в процессе решения задач управления;
— архивные, которые накапливают и сохраняют информацию прошлых периодов.
В состав внутренней информационной базы входят независимые массивы данных, которые имеют файловую организацию и созданные в прикладных программах, написанных на алгоритмических языках.
К средствам организации и ведения внутренней информационной базе принадлежат: программные средства организации, ведение и доступа к информационной базе, технологические инструкции относительно ведения информационной базы.