Основанным носителем информации во внешней среде есть документ.
К средствам организации и ведение внешней ИБ принадлежат: системы классификации и кодирование технико-экономической информации, которая содержится в документах.
Системы классификации — это совокупность правил распределения объектов заданного множества на, подмножества. Они должны гарантировать охват всех объектов классификации в заданных границах; характеризоваться достаточной и экономически оправданной глубиной; обеспечивать решение комплекса задач автоматизированной информационной системы разных уровней; быть гибкими для возможного увеличения количества классифицированных объектов, группировок и признаков и внесение необходимых изменений без нарушения структуры классификации.
При классификации наиболее широко используются иерархическая и фасетная системы классификации.
Иерархическая — это такая система классификации, между классификационными группировками которой существуют отношения подчинения. Классифицированные объекты делятся за некоторым выбранным признаком (основой распределения) на значительные группировки, потом каждая группировка разбивается на ряд следующих группировок, которые в свою очередь распадаются на др., постепенно конкретизируя объект классификации. При построении иерархической системы классификации необходимо соблюдать таких правил: деление каждой классификационной группировки нужно проводить только по одной основе; получаемые в результате деления группировки не должны повторяться; классификационные группировки объектов должны характеризоваться высочайшей степенью однородности признаков, принятых за основу деления.
Основные преимущества иерархической системы классификации заключаются в ее большой информационной емкости, традиционности и привычности применения (приспособленности) для обработки информации, в возможности создания кодов для объектов классификации. Недостатком этой системы классификации есть слабая гибкость структуры, обусловленная фиксированностью постоянных признаков (основы деления) и заранее установленным порядком их прохождения, которое не допускает включения новых объектов и классификационных группировок.
Фасетная — это такая система классификации, при которой множество, которое классифицируется, образовывает независимые группировки по разным аспектам классификации. Она не имеет жесткой классификационной структуры и заранее построенных конечных группировок. При такой системе множество объектов с некоторым набором, признаков (фасетов), значение которых отвечают их конкретному выражению, делится многократно и независимо. Фасеты чаще всего представлены в виде простого перечня. Основное преимущество фасетной системы классификации гибкость структуры. Фасетна система классификации разрешает не только образовывать новые классификационные группировки из имеющихся фасетов, а и включать новые и исключать старые фасеты. Недостатками фасетной системы классификации есть неполное использование емкости, обусловленное отсутствием на практике многих из возможных соединений фасетов; не традиционность и непривычность в применении.
Системы кодирования – это совокупность правил обозначения объектов классификации и классификационных группировок. Системы кодирования должны содержать необходимую информацию об объектах, осуществлять в пределах заданного множества объектов классификации однозначное определение объекта; обеспечивать по возможности минимальную длину кодового обозначения и достаточный резерв независимых кодовых обозначений для сохранности возможности кодирования новых объемов без нарушения структуры классификатора.
Классификатор — это систематизированное сведение наименований классификационных группировок, объектов, признаков классификации и их кодовых обозначений. Код — это условное цифровое обозначение отдельной позиции объекта классификации, построенного по определенной системе.
В зависимости от основы кодирования различают регистрационные и классификационные системы кодирования. В регистрационной системе кодовое обозначение образовывается сквозной последовательной регистрацией позиций (элементов, объектов) или регистрацией объектов в выделенных границах. Регистрационные системы кодирования делятся на порядковую и серийно-порядковую.
Порядковая система применяется для кодирования простых, однозначных и стойких номенклатур. Она предусматривает кодирование позиций (элементов, объектов) номенклатуры строго последовательно, по мере увеличения чисел натурального ряда 1, 2, 3… Преимуществом данной системы является простота строения; малозначительность. Недостаток заключается в том, что система не предусматривает группирования объектов за однородными признаками, а это усложняет автоматическое получение результатов за однородными признаками.
Серийно-порядковая система кодирования в отличие от порядковой выделяет для каждой группы признаков определенную серию номеров с учетом возможного расширения номенклатуры. В пределах каждой серии объектам предоставляются номера по порядку. Преимущество серийно-порядковой системы состоит в возможности присвоения кодов новым объектам, без нарушения принятой последовательности расположения. Недостатком этой системы есть то, что она не обеспечивает автоматического получения результатов по группам однородных признаков.
При классификационной системе кодирования элементы предварительно систематизируются за определенными классификационными признаками. Классификационные системы делятся на последовательную (десятичная, порозрядная) и параллельную (комбинированную).
Последовательная система применяется для кодирования номенклатур с многими признаками, где каждый классификационный признак имеет определенное количество разрядов в зависимости от количества позиций. Последовательная система обеспечивает слаженность кодов, четкое выделение классификационного признака, автоматическое получение результатов нескольких степеней. Тем не менее, несмотря на преимущества этой системы, она имеет недостатки: многозначность, громоздкость и сложность строения.
Параллельная (комбинированная) система применяется для кодирования многозначительных номенклатур, которые одновременно характеризуются и соподчинением, и независимостью отдельных классификационных признаков. При параллельной системе наиболее полно используются отдельные преимущества разных систем кодирования.
К недостаткам параллельной системы кодирования нужно отнести ее сложность и многозначность. Тем не менее эта система имеет значительную гибкость и дает возможность применять наиболее рациональные варианты согласно конкретным условиям.