Особенностью автоматизированной обработки данных есть то, что для ее осуществления необходима специальная операция по преобразованию входных данных, к форме, которая обеспечивает возможность их восприятия техническими средствами. Подготовка входных данных к автоматизированной обработке включает в себя такие операции: перенесение информации из первичных документов на машинные носители; контроль правильности информации; коррекция выявленных ошибок; загрузка отредактированной первичной информации во внутреннюю, информационную базу.
Подготовка входных данных к автоматизированной обработке, является наиболее трудоемкой операцией, поскольку она осуществляется в основном человеком с использованием технических средств подготовки информации.
Подготовка входных данных к автоматизированной обработке может осуществляться на основании бумажных носителей входной информации одновременно с созданием машинных носителей информации или без них. При первом способе подготовки входных данных работники предприятия оформляют первичные документы и согласно установленному регламенту передают их для подготовки входных данных на машинных носителях информации. Этот способ подготовки входных данных не изменяет традиционного порядка создания первичного документа. Недостатком этого способа является необходимость проведения наиболее трудоемкой операции технологического процесса – перенесение входной информации, из первичного документа на машинный носитель.
Второй способ подготовки входных данных применяется при наличии в местах возникновения информации устройств ее регистрации, которые разрешают одновременно создавать первичный документ и машинные носители информации.
Третий способ подготовки входных данных может быть применен при наличии на предприятии устройств непосредственной записи входной информации на машинные носители, создаваемые вместо традиционных оправдательных документов. Эти документы на машинных носителях поступают для дальнейшей обработки. Такой способ подготовки входных данных наиболее прогрессивный, поскольку дает возможность автоматизировать процесс подготовки входных данных и создать безбумажную технологию учета.
Первые два способа подготовки входных данных нуждаются в соответствии входной информации на первичных документах и на машинных носителях, которые были созданы на основании этих документов или создавались одновременно с ними. Третий способ подготовки входных данных нуждается в организационных и программных мерах по предоставлению машинным носителям информации статуса оправдательного учетного документа.
Большое значение при подготовке входных данных для обработки имеет правильное решение организационных вопросов и прежде всего тех, которые разграничивают права, обязанности и ответственность персонала разнообразных служб предприятия, которые принимают участие в проведении этих работ.